Finanzen

Kleines ToDo an den Autor: Vielleicht diese Seite auf 2-4 kleinere Aufsplitten? 1200 Wörter sind schon etwas viel.

Damit Schülerzeitungen produziert werden können, braucht man (neben motivierten Redakteuren) eines: Geld (weil Kapitalismus und so). In diesem stehen alle nötigen Infos drin, die ein Münzmeister der Schülerzeitung über die Verwaltung der Gelder der Zeitung braucht.

Kleiner hinweis: Der Artikel hier ist noch ziemlich unvollständig, da ich bei weitem nicht alles über Finanzen weiß, was ich wissen müsste (ich bin immerhin nicht der Münzmeister). Bis das geändert wird, wende dich am besten an den jetzigen oder einen früheren Münzmeister der Schülerzeitung.

Aufgaben des Münzmeisters

Der Münzmeister ist die Person, die die Finanzen der Schülerzeitung verwaltet (ist ja logisch). Hierbei sollte man auf ein paar Sachen achten:

Übersicht

Die Schülerzeitung hat verschiedene Einnahme- und Ausgabequellen. Um den Überblick über die zu behalten, gibt es auf Airtable eine Übersicht für die: Im Base “Buchhaltung” ist eine Tabelle mit allen Einnahmen und Ausgaben. Es ist wichtig, dass diese Tabelle ordentlich gepflegt wird, damit der Betrag dort mit dem echten Betrag auf dem Bankkonto übereinstimmt. Das bringt mich gleich zum nächsten Punkt…

Das Bankkonto

Wir bewahren natürlich nicht all unser Geld irgendwo im Keller in Bar auf, das wäre ziemlich unsicher (nagut, wir hatten mal ca. 650€ in der Kasse, aber das lag an der Faulheit des derzeitigen Münzmeisters). Stattdessen hat die Schülerzeitung ein Bankkonto, auf dem das Geld liegt. Über das werden auch Rechnungen für den Druck und andere Ausgaben bezahlt.

…Naja, ein wenig habe ich in dem letzten Absatz schon gelogen. Ein eigenes Bankkonto haben wir nicht (Wir hatten aber mal eins!), unsere Einnahmen und Ausgaben laufen alle über das 03er-Konto des Fördervereins. Das bedeutet auch, dass wir nicht selber Geld einzahlen oder überweisen, stattdessen muss der Münzmeister für das alles immer Herr Büssow nerven (aber bitte nett nerven, der legt da Wert drauf). Eins können wir aber selber: Rechnungen ausstellen! In der Rechnung müssen dann die folgenden Bankinformationen, am besten in dem oder einem ähnlichen Format, aufgelistet sein:
Förderverein Robert-Schumann-Gymnasium, Leipzig e.V.
IBAN: DE49 8609 5604 0307 7027 03
BIC: GENODEF1LVB
Bank: Leipziger Volksbank
Verwendungszweck: Hier musst du dir irgendwas eigenes mit "3Etagenleben" oder "Schülerzeitung" drin ausdenken, z.B. "Werbeeinnahmen 3Etagenleben" oder "Anzeigenspende Schülerzeitung".

Für Rechnungne gibt’s auch eine Vorlage auf Onedrive, im Ordner Andere Dateien/Corporate/[Vorlagen] Briefe, Anschreiben (unter Windows müssen die Slashes / durch Backslashes \ ersetzt werden, weil Microsoft Microsoft ist). Wenn du Word nutzt, öffne die Rechnung.dotx-Datei, wenn du LibreOffice nutzt, öffne die Rechnung.ott-Datei und wenn du ein anderes Textverarbeitungsprogramm nutzt, möge Gott dir beistehen dass eine der beiden Dateien richtig geöffnet werden und die Formatierung stimmt.

Werbung

Eine Sache, die der Münzmeister neben der Verwaltung der Finanzen auch macht, ist das Anwerben von Werbepartnern. Das heißt, er schreibt mögliche Werbepartner an, ob diese Interesse haben, eine Werbeanzeige in unserer Ausgabe zu schalten. Falls dieses Interesse besteht, kann dann weiter über das Format der Werbung, den Preis und weitere Eckdaten verhandelt werden. Hier eine Liste an Formaten und den momentanen Preisen für die Formate:

1. Eine oder mehrere Seiten (A5-Format): 110€ pro Seite
2. Eine halbe Seite (also A6-Format für quer): 65€
3. Flyer (werden in die Ausgabe gelegt): 50€ Je nach Menge der Werbepartner und Präferenzen der Partner kann der Preis auch angepasst werden, die Liste ist nur eine Vorlage.

Ein relativ sicherer Werbepartner ist die ADTV-Tanzschule Jörgens, die schalten bei uns gerne Anzeigen.

Eine weitere Quelle ist Schultopf. Das ist eine Webseite, auf der Unis und Hochschulen Anzeigen schalten, um Abi- und Schülerzeitung bei ihrer Finanzierung zu unterstützen. Jede Anzeige dort bringen einem immer 120€ an Einnahmen. Insgesamt ist das eine bessere Werbungsquelle als das eigene Anschreiben von Partnern, aber die Frequenz, in der man dort Anzeigen bekommt, ist eher sporadisch und es gibt Fristen bis wann man die Anzeigen abholen und nutzen darf/muss, deswegen ist das nicht immer eine verlässliche Einnahmequelle. Trotz dessen ist es eine sehr gute Quelle für finanzielle Mittel. Am besten ist es, wenn man dort mindestens jeden Monat mal reinschaut, ob denn neue Anzeigen verfügbar sind. Einem werden auch Mails geschickt, wenn man eine neue Anzeige erhält, aber manchmal sind die auch schon nicht richtig angekommen, deswegen sicherheitshalber auch manuell nachschauen.

Belegnachweis

Wenn man eine Anzeige von Schultopf oder einem anderen Werbepartner in eine Schülerzeitungsausgabe einbaut, muss man dann natürlich auch dem Partner eine Rechnung (außer bei Schultopf, das passiert da automatisch) und einen Belegnachweis schicken. Die Rechnung ist selbsterklärend, aber was ist ein Belegnachweis?

Ein Belegnachweis ist am Ende einfach ein eingescanntes Exemplar der Schülerzeitung (wichtig ist, dass es wirklich eingescannt ist und nicht nur die PDF, die in den Druck geschickt wurde), was belegt, dass wir die Anzeige auch wirklich in die Ausgabe eingebaut haben.

Druck

Auch den Druck übernimmt der Münzmeister – eher gesagt das In-den-Druck-schicken der Ausgabe. Für den Druck nutzen wir OsirisDruck. Hier ein kleines Tutorial, wie man eine Ausgabe in den Druck schickt:

1. Logge dich mit den Zugangsdaten der Schülerzeitung ein.
2. Klicke auf “einen alten Auftrag aufrufen, um diesen erneut zu erteilen (gegebenenfalls mit Änderungen)“.
3. Klicke in der obersten Reihe, in der unter “Gegenstand” irgendwas mit “Ausgabe” steht, auf “Auftrag erneut erteilen”.
4. Gib im obersten Teil des Formulars (Unterüberschrift “Auftraggeber”) unter Name, Vorname, Straße / Haus-Nr., Ort und PLZ deine persönlichen Daten an.
5. Gib unter Gegenstand “Ausgabe XX” an, wobei “XX” mit der Ausgabennummer ersetzt wird (also z.B. “Ausgabe 27”).
6. Setze den Haken bei Hochgeladene Datei und lade die PDF der fertigen Ausgabe hoch.
7. Gib im zweiten Teil des Formulars (Unterüberschrift “Druckgegenstand & Format”) unter Seiten pro Exemplar die insgesamte Anzahl an Seiten, mitsamt Titelseite und Deckblatt (also die Seitenzahl, die dir im PDF-Viewer beim Öffnen der PDF angezeigt wird), an. Diese muss ein Vielfaches von 4 sein. Wenn das nicht der Fall ist, hast du dich entweder verzählt oder das Grafikteam hat was falsch gemacht!
8. Gib im nächsten Teil des Formulars (Unterüberschrift “Rand und Auflage”) unter Auflage die Anzahl an Ausgaben an, die produziert werden sollen. Wir nehmen hier meistens 200 (oder 250, wenn die Ausgabe für den Tag der offenen Tür ist).
9. Gib im letzten Teil des Formulars (Unterüberschrift “Kontaktdaten”) unter Telefon sowie E-Mail deine eigene Telefonnummer und deine 3Etagenleben-Mail-Adresse oder finanzen@3etagenleben.de an.
10. Setze den Haken bei den AGBs und klicke auf “Auftrag senden”. Während die Ausgabe gedruckt wird, erhält man dann einige E-Mails von Winterwork, dem Inhaber von OsirisDruck: Eine zur Bestätigung des Auftrags, eine für die Rechnung und eine für den eigentlichen Versand. Die Rechnung muss dann selber ausgedruckt und Herr Büssow gegeben werden und mit der Tracking-Nummer in der Versand-Mail kann man sehen, sobald das Paket in der Schule angekommen ist. Das kann dann entweder vom Münzmeister oder von einem Chefredakteur im Sekretariat abgeholt werden (das muss aber mit den Chefredakteuren abgesprochen werden, falls der Münzmeister das nicht macht, sonst vergessen die das).

Bezüglich dem Geben der Rechnung an Herr Büssow hat sich inzwischen was geändert: Jetzt muss man einen Antrag auf Kostenübernahme durch den Förderverein ausfüllen, den man von Herr Büssow kriegen kann (eigentlich bin ich der Meinung, dass man das Dokument auch irgendwo auf der Schulwebseite finden können sollte, aber ich habe da bis jetzt nichts gefunden). Dann gibt man den, mitsamt der Rechnung, an Herr Büssow.

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Hier endet diese Seite. Wie ich oben schon gesagt habe, steht bei hier weitem nicht alles, was ein Münzmeister wissen sollte. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass ein Münzmeister diese Seite zuendeschreibt mit allem Wichtigen, was ich hier vergessen habe. Falls du zufällig der momentane Münzmeister der Schülerzeitung bist und dir irgendwas in diesem Artikel fehlt, was du gerne ergänzen möchtest: Wende dich an den Techniker, der kann dir erklären, wie du das machen kannst (oder schreib’s in ein Word-Dokument und schicke es ihm, dann kann der das einfügen).